Pengelolaan agenda pimpinan daerah tak bisa lagi bergantung pada berkas fisik yang rawan tercecer, sulit diakses, dan terlambat diperbarui. Pemkab Magelang mulai membenahi sistem keprotokolan dan dokumentasi melalui dua inovasi digital, BU-E DOLAN MAGELANG dan Si-PANDA.
Dua inovasi yang dikembangkan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Magelang itu diluncurkan oleh Wakil Bupati Magelang, Sahid di Ruang Command Center Pusaka Gemilang, Senin (12/10). Langkah ini ditujukan untuk mempercepat koordinasi, menertibkan dokumentasi, sekaligus meningkatkan efektivitas kerja pemerintahan.
Wakil Bupati Magelang Sahid menegaskan, digitalisasi bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan untuk menjawab tuntutan tata kelola pemerintahan yang semakin dinamis.
“Transformasi digital di ranah keprotokolan bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah kebutuhan mutlak,” tegasnya.
Menurut Sahid, pengelolaan keprotokolan dan dokumentasi secara konvensional berpotensi menghadapi berbagai kendala, mulai dari keterbatasan akses hingga risiko kerusakan atau kehilangan arsip. Pembaruan informasi yang lambat juga dapat menghambat koordinasi pelaksanaan agenda pimpinan daerah.
Melalui BU-E DOLAN MAGELANG, pedoman keprotokolan yang sebelumnya berbentuk fisik kini tersedia secara elektronik. Sementara Si-PANDA menjadi sistem penyimpanan dan pengelolaan data serta arsip dokumentasi kegiatan pimpinan daerah.
Kedua inovasi tersebut dirancang agar informasi lebih mudah diakses, tertata, dan diperbarui sesuai kebutuhan. Dengan demikian, perangkat daerah memiliki pedoman yang sama dalam menyiapkan agenda pimpinan, termasuk pengaturan tata tempat dan tata upacara.
Sahid meminta perangkat daerah, jajaran kecamatan, hingga desa dan kelurahan tidak berhenti pada seremoni peluncuran. Ia mendorong seluruh jajaran memanfaatkan inovasi tersebut dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan.
“Terus berkolaborasi dan berkomunikasi aktif dengan tim keprotokolan agar sinkronisasi agenda dan tata tempat/tata upacara berjalan dengan prima,” ujarnya.
Ia menilai inovasi tersebut sejalan dengan Misi Kedua Panca Dharma Kabupaten Magelang, yakni mempercepat penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang bersih dan melayani. Digitalisasi diharapkan membuat birokrasi lebih adaptif, transparan, dan efisien.
Kasubag Protokol pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Magelang, Winarso sebagai penggagas inovasi digital BU-E DOLAN MAGELANG (Buku Elektronik Pedoman Keprotokolan Kabupaten Magelang) menjelaskan, tujuan utama aplikasi digital BU-E DOLAN MAGELANG ini adalah untuk memberikan pedoman keprotokolan Kabupaten Magelang menjadi bentuk elektronik (e-book) yang lebih mudah diakses, interaktif, dan modern guna meningkatkan kualitas pelayanan publik pada Bagian Prokompim.
Tak hanya urusan keprotokolan, pada kesempatan yang sama, Pemkab Magelang juga mengapresiasi proyek aksi perubahan SITEMPAT atau (Sistem Informasi Pinjam Tempat dan Sarana Prasarana) yang dikembangkan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Magelang.
Sistem ini diarahkan untuk mengoptimalkan pengelolaan aset gedung kantor dan pemanfaatan sarana prasarana. Melalui SITEMPAT, pengelolaan fasilitas diharapkan semakin tertib dan akuntabel sehingga mampu menunjang efisiensi kerja birokrasi.
Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan pada Bagian Umum Setda Kabupaten Magelang, Dwi Astuti sebagai penggagas SITEMPAT mengatakan, inovasi digital ini bertujuan untuk memberikan pelayanan peminjaman tempat sarana prasarana yang cepat, mudah, transparan, efektif, efisien dan akuntabel melalui penerapan prosedur pelayanan yang terstandar serta didukung oleh system informasi yang terintegritas.
Sementara, Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Magelang, Yuvita Isni Kadratin, mengatakan pengembangan inovasi menjadi bagian dari upaya meningkatkan efektivitas koordinasi, kecepatan pelayanan, dan kualitas pelaksanaan tugas organisasi.
Ia berharap sosialisasi BU-E DOLAN MAGELANG dan Si-PANDA dapat meningkatkan pemahaman serta kompetensi aparatur dalam memanfaatkan sistem digital untuk mendukung pelaksanaan tugas keprotokolan dan pengelolaan dokumentasi pimpinan daerah.
